Госархивы СПб

Полное наименование

Государственная информационная система «Государственные архивы Санкт-Петербурга»

Сокращенное наименование

Госархивы СПб

Цели и задачи проекта

Цели:

  • повышение качества и сокращение сроков оказания услуг по запросам граждан, организаций и сотрудников органов власти;
  • повышение эффективности деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивов Санкт-Петербурга;
  • содействие обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Санкт-Петербурга.

Основные задачи:

  • комплексная автоматизация деятельности Архивного комитета и подведомственных ему государственных архивов;
  • формирование электронного архивного фонда Санкт-Петербурга (сканирование, разбор и ввод архивных документов);
  • обеспечение процессов хранения и доступа к информации;
  • предоставление гражданам услуг через Портал «Архивы Санкт-Петербурга»;
  • предоставление гражданам доступа к информационным ресурсам (документам, виртуальным выставкам и другим) через Портал «Архивы Санкт-Петербурга».

Функции и возможности

Автоматизация служебных функций сотрудника архива:

  • многоаспектный полнотекстовый поиск по научно-справочному аппарату и документам, в том числе по изображениям;
  • каталогизация – создание и редактирование каталожных карточек;
  • топография и учет движения архивных документов;
  • учет единиц страхового фонда;
  • учет, обработка и мониторинг исполнения пользовательских запросов;
  • функции экономиста;
  • ведение классификаторов и справочников;
  • читальный зал: регистрация исследователей, регистрация пользователей, печать анкет пользователя, предоставление доступа к НСА архива, к электронным образам дел, поиск по базе данных исследователей, создание отчетов, формирование электронной заявки на выдачу дел;
  • комплектование;
  • взаимодействие с федеральным казначейством;
  • взаимодействие с пенсионным фондом РФ и ЛО;
  • подключение информационных ресурсов Архивов, созданных ранее.

Формирование электронного архива (сканирование, разбор, ввод, оптическое распознавание).

Хранение данных.

Доступ к информационным ресурсам, платный доступ к электронным образам документов, возможность отправки запросов и заказа услуг Архивов через внешний портал.

Описание системы

Система состоит из следующих подсистем:

  1. Подсистема «Государственный электронный архив». Подсистема предназначена для обеспечения процессов хранения и доступа к информации, реализации служебных функций архивистов.
  2. Подсистема «Оптическое распознавание архивных документов». Подсистема предназначена для распознавания текста на электронных образах архивных документах. Таким образом, избегается предварительный ручной ввод поисковых реквизитов.
  3. Подсистема «Ретроконверсия архивных документов». Подсистема предназначена для формирования электронного архивного фонда Санкт‑Петербурга.
  4. Подсистема «Портал «Архивы Санкт-Петербурга».Портал «Архивы Санкт-Петербурга» является информационно-услуговым:обеспечивает доступ к контактной информация Архивного комитета и Архивов, описанию их деятельности, часов приема, информации о мероприятиях (выставках, семинарах и т.п.), к информационным ресурсам Архивов (путеводителям, спискам фондов и описям Архивов, виртуальным выставкам);

    предоставляет возможность формирования запроса на портале и отправки
    его в электронном виде в Архивный комитет;

    предоставляет возможность платного доступа к электронным образам документов;

    предоставляет возможность заказа услуг.

  5. Подсистема «Система защиты информации».Предназначена для идентификации и аутентификации сотрудников архива и внешних пользователей, контроля доступа и защиты от несанкционированного доступа к ресурсам Госархивы Санкт-Петербурга,    регистрации событий информационной безопасности, резервирования и восстановления ресурсов Госархивов Санкт-Петербурга, управления и анализа состояния функций безопасности.