«149 километров истории Петербурга в электронном формате»
«149 километров истории Петербурга в электронном формате» 1 июля 2008, газета «Невский край»

Архив — собрание и хранилище следов времени прошлого, исторически пассивных и даже мертвых. Архиву можно приписать нейтральную функцию хранения истории и тем ограничить. Однако Архив — это не застывшая вечность, это бьющая ключом жизнь, требующая развития, новых идей и технологий.

В Санкт-Петербурге работают семь Центральных государственных архивов и 24 архивных отдела районных и городских муниципальных образований области, входящих в состав Государственной архивной службы Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Крупнейшими архивами Службы являются:

  • Центральный Государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА СПб) — крупнейший архив страны, содержащий ретродокументальную информацию по истории города, губернии и области за последние 85 лет. Значительная часть архива — фонды местных органов власти, а также многочисленные документы, свидетельствующие о политическом, экономическом , социальном и культурном развитии региона.
  • Центральный Государственный Исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб) — одно из крупнейших архивохранилищ России, в котором содержатся материалы основных учреждений, организаций и предприятий Петербурга — Петрограда с XVIII в. до 1917 г.
  • Центральный Государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга (ЦГАЛИ СПб) содержит документы, которые характеризуют состояние и развития культуры, литературы и искусства города и области. Здесь представлены документы организаций и большое количество фондов личного происхождения.
  • Центральный Государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб), основной объем материалов которого составляют фотодокументы. Фотофонд архива отражает социальное, экономическое и культурное развитие города, губернии, области и других регионов России.
  • Центральный Государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга (ЦГАНТД СПб) — специализированное архивохранилище документов по истории науки и техники.
  • Центральный Государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга (ЦГАИПД СПб) хранит документы партийных и комсомольских органов и организаций, политотделов, учебных заведений, научных и политико-просветительских учреждений КПСС и ВЛКСМ, а также комплекс документов по истории гражданской и Великой Отечественной войн.
  • Центральный Государственный архив документов по личному составу Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб) содержит дела ликвидированных государственных и негосударственных организаций и предприятий, из которых сформировано более 300 фондов. Документы архива имеют большое социально-правовое значение для населения страны.

В общей сложности архивы государственной архивной службы Санкт-Петербурга содержат 12,4 млн. дел на бумажной основе и 540 тыс. единиц хранения фотодокументов, являющихся уникальными источниками и представляющих летопись более чем за три века по истории Петербурга — Петрограда — Ленинграда — Санкт-Петербурга. Протяженность стеллажных полок архивохранилищ документов составляет 149 км!

Основной задачей архива как общественного института является сохранение исторического наследия минувших эпох и обеспечение права граждан на ретроспективную информацию.

Интерес петербуржцев к своему прошлому, своим корням, никогда не ослабевал. Архивы остаются активно востребованными, поскольку способны сохранить минувшее, остановить уходящее, восстановить утерянное. Однако в среднем подготовка ответа на запрос в петербургских государственных архивах составляет от 1 до 3 месяцев. Это связано с тем, что работникам приходится «расшифровывать» местонахождение необходимых документов, «вручную» разыскивать их на бесконечных стеллажах. Да и поток запросов очень велик. Среди запрашивающих не только те, кто восстанавливает историю рода и семьи, но и ученые, ведущие систематические исследования, и целые организации.

Потрясения 90-х годов прошлого века не прошли бесследно для петербургских архивов. В этот период ускорились процессы разрушения и обветшания документов по причине ухудшения условий хранения и использования документов. Ухудшилось состояние документов, передаваемых на хранение в государственные архивы. Недостаток финансирования в 90-ые и последующие годы повлек за собой частичную приостановку работ по созданию и сохранению страхового фонда документов (микрофильмирование), а также других мероприятий, призванных обеспечить сохранность особо ценных и ветхих документов Архивного фонда РФ. Ухудшение финансирования сказалось на проведении работ по каталогизации фондов Государственных Архивов в целом. В результате фонды Государственных Архивов Санкт-Петербурга закаталогизированны в объеме не более 10%.

Все эти и другие факторы привели к возникновению сложной ситуации. На помощь были призваны высокие технологии, способные обеспечить создание рациональной системы формирования и всестороннего использования архивного наследия, организации процесса каталогизации документов, их сохранности, поиска информации и реализации ряда других функций.

По заказу Комитета по информатизации и связи Санкт-Петербурга в Санкт-Петербургском информационно-аналитическом центре идет разработка автоматизированной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга», предназначенной для решения ряда задач. Прежде всего, с помощью современных информационных средств и технологий системы различные категории архивных материалов, хранящихся в государственных архивах Санкт-Петербурга, переводятся в электронный вид и снабжаются специальным поисковым аппаратом. Тем самым в составе системы формируются электронные архивные фонды пользования, доступ к которым организуется для широкого круга потребителей — от архивных работников и специалистов-исследователей до органов власти и граждан. Создание так называемой электронной картотеки — несомненное преимущество разрабатываемой системы, поскольку это дает возможность найти необходимый документ в считанные минуты. В целом же система призвана обеспечить комплексную автоматизацию деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области и подведомственных государственных архивов.

В настоящее время начаты работы по формированию электронных архивов (сканирование, индексирование и т.д.) на основе документов фондов Центрального государственного архива и Центрального государственного исторического архива. Осуществляется перевод в электронный вид фонда коллекции записей актов гражданского состояния за 1917 1924 гг. органов ЗАГС Санкт-Петербурга, содержащихся в Центральном государственном архиве. Документы этого фонда интенсивно используются исследователями в читальном зале, а также при исполнении архивом запросов граждан.

Идет работа над формированием электронных каталогов для фондов Центрального и Центрального исторического архивов Санкт-Петербурга. Осуществляется перевод в электронный вид фондов Центрального архива по тематике «Органы власти». Активно идет разработка технологий по оцифровке документов фондов различной тематики и степени сохранности.

В текущем году начнутся работы по созданию электронного архива для фондов Исторического архива по тематике «метрические книги», сканирование фондов Центрального архива литературы и искусства, а также продолжится формирование электронных каталогов, описей и указателей к фондам ЦГА, ЦГИА.

Создание любой автоматизированной системы — процесс сложный и трудоемкий. Создание системы для автоматизации работы архива — задача по своей значимости особая. Архивное наследие Санкт-Петербурга получит в результате не только надежную сохранность, но и станет более доступным для граждан. В скором будущем удовлетворение запроса, скажем, о происхождении фамилии или судьбе далекого предка будет занимать всего 10-15 минут вместо двух-трех месяцев ожидания и долгих часов трудоемкой работы работников архивной службы.

Евгения Фалькова
Елизавета Васильева,
СПб ИАЦ