Общая структура АИС «Госархивы СПб»

АИС «Госархивы СПб» — интегрированная система, являющаяся совокупностью взаимодействующих автоматизированных систем, работающих на каждом объекте внедрения (Архивном комитете и подведомственных ему архивах).

Принципы создания системы:

  • Комплексность. Комплексная автоматизация архивных процессов и процессов формирования, ведения и обеспечения доступа к электронным архивам документов и научно-справочному аппарату (НСА) — позволит существенно сократить сроки исполнения запросов граждан и организаций, повысит результативность и достоверность поиска информации в архивах.
  • Единство системы классификации и кодирования. Основана на разработке единой структуры и формата классификаторов для всех государственных архивов Санкт-Петербурга.
  • Актуальность НСА. Создание современного научно-справочного аппарата по итогам формирования единого электронного НСА и развитой информационно-поисковой системы.
  • Сохранность.
  • Модульность и адаптируемость ПО. Разработка прикладного ПО на основе построения типовых функциональных комплексов.
  • Публичность. Применение интернет-ориентированных информационных технологий — позволит расширить аудиторию архивов за счет пользователей сети Интернет.
  • Надежное хранение.

Интеграция автоматизированных систем в составе АИС «Госархивы СПб» осуществляется по технологии Системы информационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее — СИВ ИОГВ). В качестве телекоммуникационной среды используется Единая мультисервисная телекоммуникационная сеть исполнительных органов государственной власти (ЕМТС).

Технология разработки и внедрения программного обеспечения АИС «Госархивы СПб»

Разработка прикладного ПО основана на построении типовых функциональных программных комплексов, их последующей адаптации и внедрении на объектах.

Анализ бизнес-процессов, подлежащих реализации в системе:

  1. выделение типовых бизнес-процессов;
  2. формирование перечней особенностей бизнес-процессов (для каждого объекта внедрения);
  3. разработка типовых функциональных программных комплексов (ТФПК);
  4. адаптация ТФПК (для каждого объекта внедрения);
  5. внедрение разработанного специализированного ПО (для каждого объекта внедрения).

Технология разработки и внедрения ПО АИС «Госархивы СПб»

Основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации в процессе создания комплексной автоматизированной системы:

  1. Комплектование:
    • составление и согласование списков источников комплектования архива;
    • экспертиза ценности документов;
    • прием архивных документов;
    • фондирование;
    • топографическое размещение в архивохранилищах.
  2. Использование:
    • выдача документов:
      • обеспечение доступа пользователей к архивным документам;
      • выдача архивных документов из архивохранилища;
      • выдача фонда пользования, описей.
    • обслуживание пользователей:
      • получение, рассмотрение и исполнение запросов пользователей;
      • оформление архивных справок, выписок и копий;
      • возвращение подлинников.
    • передача документов:
      • передача архивных документов из архива в архив;
      • передача страхового фонда на спецхранение.
  3. Ведение НСА:
    • описание архивных документов;
    • создание описей;
    • создание путеводителей;
    • создание каталогов;
    • создание указателей и обзоров.
  4. Учет и регламентные работы в архивах:
    • систематизация единиц хранения;
    • проверка наличия и состояния архивных документов, в том числе учетной документации;
    • снятие с учета документов;
    • проверка и учет технического и физико-химического состояния архивных документов;
    • выявление документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии, и испорченных документов, снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов;
    • контроль сохранности выданных документов, возвращение документов;
    • выявление уникальных и особо ценных документов.
  5. Хранение:
    • Создание страхового фонда;
    • Создание и комплектация фонда пользования;
    • Проверка наличия и состояния, технический контроль фонда пользования и страхового фонда;
    • Учет документов архивного фонда, разработка порядка учета;
    • Рассекречивание документов.

Все системы в составе АИС «Госархивы СПб» строятся на основе единых технологических принципов и с использованием общих средств, компонентов и технологий. Такой подход обеспечивает целостность проекта и значительное сокращение затрат на создание как отдельных систем, так и АИС «Госархивы СПб» в целом.



Назад