Полное наименование: Автоматизированная информационная система «Государственный электронный архив»
Автоматизированная информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации деятельности архивных учреждений. Это универсальный инструмент взаимодействия с архивной информацией, упрощающий работу сотрудникам архивов и рядовым гражданам.
Электронный архив призван:
- Осуществлять комплексную автоматизацию деятельности Архивного Комитета и подведомственных государственных архивов;
- Формировать электронный архив фонда города (области, региона…);
- Обеспечивать хранение и доступ информации;
- Предоставлять услуги гражданам через Информационно-Услуговый Портал;
- Предоставлять гражданам доступ к ресурсам архивов через Информационно-Услуговый Портал.
В 2018 году Система стала чемпионом на международном конкурсе «World Summit On Information Society – 2018» в разделе «Культурное разнообразие и культурная самобытность, языковое разнообразие и местный контент», в то время как в конкурсе приняли участие 685 проектов со всего мира. В 2017 году получила 1-ое место на конкурсе ПРОФ-IT в номинации «IT в культуре и туризме». В 2016 году Система получила 1-ое место в конкурсе Проектный Олимп в специальной номинации «Гибкие подходы к управлению государственными проектами».
Электронный Архив успешно внедрен и используется Архивным Комитетом Санкт-Петербурга и 7 подведомственными ему государственными архивами.
В Санкт-Петербурге в каждом архиве на рабочих местах и в читальных залах установлены автоматизированные рабочие места, в которых ежедневно работают более 300 сотрудников и посетителей архива. Они позволили сократить время обработки запроса с 70 до 15 дней и предотвратить увеличение штата сотрудников при 3-кратном увеличении количества запросов в архив.
- Создана умная система хранения и учета информации с системой распознавания кино, фоно и фотодокументов. Возможен поиск с учетом морфологии русского языка, поиск по изображениям, топографическим указателям. Система способна самостоятельно формировать и предоставлять статистические отчеты.
- Комплектование архивов новыми документами осуществляется с учетом источников, путем приема документов в электронном виде, сканирования, ручного ввода, оптического распознавания, загрузки из базы данных архивного фонда и другими способами.
- Система автоматизирует работу контролирующих органов, предоставляя доступ к электронному научно-справочному аппарату и формируя сводные и статистические отчеты по хранящимся данным, ведению электронного каталога, работе в читальном зале и исполнению запросов.
- Создан Информационно-услуговый Портал, представляющий доступ к архивным учреждениям в сети интернет. Через него пользователи могут удаленно зарегистрироваться в читальном зале архива, осуществлять поиски по научно-справочному аппарату, просматривать и делать запросы на электронные копии архивных документов, в том числе на платной основе. В личном кабинете Портала возможно отслеживать ход выполнения сделанных запросов.
За 2016 гол количество пользователей Портала составило 191 468 человек, а в 2017 уже 214 798 человек. Количество зарегистрированных на Портале пользователей - более 42 000 человек.
С 2015 года по сентябрь 2018 года, только предоставление услуги удаленного доступа к архивным документам принесло более 2,7 млн. рублей.
- Портал позволяет публиковать новости, проекты, справочную информацию для читателей и сотрудников, а также управлять контентом и доступом, интеграцией с соц. сетями.
